Jak uporządkować instrukcje obsługi, żeby szybko znaleźć właściwą
· Redakcja warsaw-pulse.pl
Zbierz instrukcje w jednym miejscu, przypisz każdą do konkretnego urządzenia i podpisz dokładnym modelem. Papierowe egzemplarze włóż do osobnych koszulek lub teczek, a pliki cyfrowe zapisz w jednym folderze według tej samej zasady. Poniżej proponujemy prosty system redakcyjny, który można dopasować do liczby sprzętów i dostępnego miejsca.
Zacznij od zebrania i przeglądu dokumentów
Wyjmij instrukcje z szuflad, pudełek po zakupach i teczek z dokumentami. Połóż je razem na stole, żeby zobaczyć, co rzeczywiście masz. Na tym etapie nie układaj jeszcze wszystkiego alfabetycznie. Najpierw sprawdź, do jakiego urządzenia należy każdy dokument i czy ten sprzęt nadal jest w domu.
- Oddziel instrukcje sprzętów używanych od dokumentów urządzeń oddanych, sprzedanych lub wyrzuconych.
- Połącz główną instrukcję z dodatkami dotyczącymi tego samego sprzętu, na przykład montażu albo konserwacji.
- Odłóż dokumenty, których nie potrafisz przypisać. Sprawdź model na urządzeniu, zanim uznasz je za zbędne.
- Przejrzyj duplikaty. Zachowaj czytelny egzemplarz, ale upewnij się, że drugi dokument nie zawiera innych informacji.
Przy sprzęcie przeznaczonym do oddania odłóż instrukcję razem z akcesoriami. Dokumenty dotyczące zakupu lub gwarancji przejrzyj osobno: brak urządzenia w szafce nie jest wystarczającym powodem, żeby automatycznie wyrzucić wszystkie związane z nim papiery.
Podpisz każdą instrukcję nazwą sprzętu i modelem
Sama marka to za mało, zwłaszcza jeśli masz kilka urządzeń tego samego producenta. Na koszulce, teczce albo dołączonej kartce zapisz rodzaj sprzętu, markę i pełne oznaczenie modelu. Przepisz je z tabliczki lub etykiety urządzenia. Jeśli jest trudno dostępna, sprawdź dokumenty zakupu, bez przesuwania ciężkiego sprzętu wyłącznie dla odczytania numeru.
Proponowany zapis to: „Pralka — marka — model”. Przy dwóch podobnych urządzeniach dodaj określenie miejsca, na przykład „odkurzacz ręczny — schowek”. Nazwa powinna odpowiadać temu, jak domownicy szukają sprzętu. Unikaj samych numerów, które bez kontekstu niewiele mówią.
Jeżeli jedna instrukcja obejmuje kilka modeli, zaznacz na osobnej kartce, który masz. Nie dopisuj własnych uwag w sposób zasłaniający ostrzeżenia lub parametry. Numer seryjny możesz zapisać dodatkowo, ale nie używaj go zamiast oznaczenia modelu przy wyszukiwaniu instrukcji.
Wybierz jedno miejsce na papierowe instrukcje
Dla niewielkiego zestawu dokumentów proponujemy teczkę z przegródkami. Przy większej liczbie sprzętów wygodny może być segregator z koszulkami. Grube książeczki lepiej umieścić w pudełku lub pojemniku na dokumenty, jeśli nie mieszczą się swobodnie w koszulkach. Wykorzystaj to, co już masz, zamiast zaczynać od kupowania organizera.
- Jedna koszulka lub przegródka powinna odpowiadać jednemu urządzeniu.
- Przy większym zbiorze zastosuj kilka prostych kategorii: kuchnia, pranie i sprzątanie, elektronika, narzędzia.
- W obrębie kategorii ustaw dokumenty według nazw sprzętów, na przykład ekspres, lodówka, piekarnik.
- Umieść zbiór w suchym miejscu, dostępnym dla domowników, z dala od zachlapań i źródeł ciepła.
Nie twórz wielu drobnych kategorii dla kilku książeczek. System ma ułatwiać odkładanie dokumentów. Jeśli za każdym razem trzeba rozstrzygać, do której przegródki należy instrukcja, uprość podział.
Zapisz wersje cyfrowe w jednym folderze
Utwórz folder „Instrukcje obsługi” na komputerze lub w używanym już miejscu przechowywania plików. Nazwij dokumenty tak samo jak papierowe koszulki: rodzaj sprzętu, marka i model. Dzięki temu możesz szukać zarówno po nazwie urządzenia, jak i jego oznaczeniu. Usuń z nazwy przypadkowe dopiski, jeśli nie pomagają rozpoznać zawartości.
- Jeśli potrzebujesz pliku, zacznij od strony producenta i wyszukaj dokładny model urządzenia.
- Przed zapisaniem sprawdź zgodność modelu oraz język dokumentu.
- Otwórz pobrany plik i upewnij się, że jest czytelny oraz zawiera potrzebne strony.
- Jeśli robisz skan własnej instrukcji, uwzględnij także okładkę, ostrzeżenia i dodatki.
- Zapisz kopię folderu w drugim używanym przez siebie miejscu.
Sam link do strony nie zastępuje zapisanej instrukcji. Dostępny plik przyda się również bez połączenia z internetem. Przy dokumencie obejmującym kilka modeli zachowaj oznaczenia producenta i dopisz w nazwie własny model, jeśli rzeczywiście jest w nim uwzględniony.
Utrzymuj porządek przy zakupie i wymianie sprzętu
Po zakupie nowego urządzenia od razu podpisz instrukcję i włóż ją na miejsce. Wersję cyfrową dodaj do folderu z takim samym oznaczeniem. Jeśli zachowujesz instrukcję skróconą i pełną, umieść je razem, żeby nie pomylić zakresu dokumentów.
Po skorzystaniu z instrukcji odkładaj ją do właściwej koszulki, zamiast do najbliższej szuflady. Przy sprzedaży lub oddaniu urządzenia dołącz papierowy dokument i uporządkuj jego pliki. Krótki przegląd przy zmianie sprzętu wystarczy, by zbiór nie zapełniał się instrukcjami rzeczy, których już nie używasz.